El Comité Ejecutivo, integrado por la alta gerencia de la Empresa, es decir, por el Presidente y los responsables de cada área funcional (Vice Presidentes o Directores), ya ha completado la formulación o la revisión del plan estratégico. Ahora necesitan asegurar que la ejecución de las distintas acciones les aproxima al logro de los objetivos.La primera acción es designar, del seno del Comité, un patrocinador para cada uno de los objetivos estratégicos. Cada patrocinador asumirá el liderazgo para motivar a la organización y alinear los esfuerzos corporativos para lograr el objetivo asignado. Cada patrocinador reportará mensualmente en el Comité el estatus del objetivo y el avance de las acciones identificadas para su materialización.
Cada Patrocinador identificará un equipo de colaboradores y procurará su integración como equipo de trabajo ad-hoc. Recordemos que para cada objetivo estratégico tenemos un conjunto de acciones estratégicas (es más, el objetivo estratégico fue sintetizado de la agrupación afín de estas acciones). El Patrocinador designará un responsable para cada acción estratégica (normalmente gerentes tácticos). Procurará que la designación abarque trabajadores de los procesos clave para el objetivo. Un proceso es clave para el objetivo cuando tiene un alto impacto para los resultados ambicionados. Si el objetivo es reducir costos y estamos en una empresa intensiva en activos, es muy probable que el proceso de mantenimiento sea clave para este objetivo. El Patrocinador con sus colaboradores proponen el indicador de resultado para el objetivo (recordemos, es óptimo si tenemos un solo indicador de resultado por cada objetivo). Una vez que definen el indicador clave de resultado (ver entrega anterior), obtienen el valor actual y proponen el valor meta.
A su vez, cada responsable de acción estratégica, conforma un equipo compuesto por trabajadores del nivel operativo (gerentes de proyectos, responsables de servicios, especialistas, analistas) que le ayudarán a determinar las actividades especificas que son requeridas para la completación de la acción estratégica. En caso que las actividades especificas sean equivalentes a proyectos, definirán muy bien los objetivos y entregables correspondientes. En caso que las actividades especificas correspondan a procesos del negocio, identificarán los indicadores clave de cada proceso (ver entrega anterior), su valor actual y el valor de control. Para cada proyecto, como para cada proceso, el responsable de la acción estratégica designará un responsable. Cada uno de estos responsables de proyecto o proceso reportará semanalmente al responsable de acción estratégica sobre el estatus de las actividades bajo su responsabilidad.
De este modo la Empresa dispone de una estructura ad-hoc para el monitoreo de la estrategia. Dicha estructura está compuesta de cuatro niveles como se representa en la pirámide de la figura 27. En la base, los proyectos y procesos clave, con sus indicadores. Actualizados diaria o semanalmente. Consolidados por actividad estratégica semanalmente en reunión con los responsables de cada acción estratégica. La intención de hacer esto semanalmente es identificar oportunamente las desviaciones y aplicar correctivos. Mensualmente los responsables por acción estratégica se reúnen con su patrocinador para consolidar el estatus de cada objetivo. La intención de hacer esto mensualmente está relacionada con el ciclo de actualización de los indicadores clave de resultado, que comúnmente coincide con un ciclo mensual de cierres y consolidaciones. Luego los patrocinadores se reúnen en el Comité Ejecutivo para compartir sus reportes y adquirir una visión conjunta del estatus del plan estratégico.
Se hace evidente que para que este esquema funcione es necesario ser muy disciplinados. Precisamente la disciplina es un atributo de las Empresas que sobresalen (Jim Collins).
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